Bienvenue sur "Sofia" votre outil de recherche!
Sofia est l'outil de recherche de la bibliothèque de l'École nationale d'administration publique, un outil proposé de concert par l'ensemble des bibliothèques universitaires québécoises. Grâce à son moteur puissant, il vous permet de trouver rapidement le document dont vous avez besoin, qu'il soit en format imprimé ou électronique, à Québec ou à Montréal, ou encore dans une des nombreuses bases de données auxquelles nous donnons accès gratuitement à nos usagers. Ce qui suit est un guide résumant brièvement ses principales fonctionnalités. Des formations plus complètes sont disponibles au début des sessions d'automne et d'hiver sur l'utilisation de l'outil. Informez-vous!
Comment accéder à Sofia
Comment trouver un livre imprimé?
- Accédez à Sofia;
- Effectuez une recherche simple ou une recherche avancée avec des termes de recherche exprimant votre besoin;
- Dans la zone d'affinage, cochez la case Livre imprimé. Pour les petits écrans il faudra d'abord cliquer sur le bouton "Affiner cette recherche" en haut de l'écran;
- Trouvez votre livre, cliquez sur son titre;
- Sous la rubrique Vérifiez la disponibilité, vous trouverez les différentes bibliothèques qui possèdent le livre;
- Dans le cadre de l'une de ces bibliothèques, remarquez l'état du document. S'il est indiqué "Disponible" avec un crochet vert, c'est que vous pouvez l'emprunter;
- Notez la cote et trouvez le document sur les rayons de la bibliothèque en question;
Si vous ne pouvez pas l'emprunter à l'ENAP, essayez en PEB dans une autre université (à partir de
Montréal, de
Québec ou de
Gatineau)! À tout moment, n'hésitez pas à interroger le personnel de la bibliothèque pour de l'aide!
- Accédez à Sofia;
- Effectuez une recherche simple ou une recherche avancée avec des termes de recherche exprimant votre besoin;
- Dans la zone d'affinage, cochez la case Article ou Article téléchargeable. Pour les petits écrans il faudra d'abord cliquer sur le bouton "Affiner cette recherche" en haut de l'écran;
- Trouvez votre article, cliquez sur son titre;
- Sous la rubrique Vérifiez la disponibilité, vous trouverez les différentes façons de l'obtenir. Pour les articles téléchargeables, cliquez sur "Voir le texte intégral" sous la section "Accès en ligne". Il est possible que l'article soit accessible par l'entremise de plusieurs bases de données.
- Accédez à l'article sur l'interface de la base de données. Il est possible que vous ayez à préciser le volume et le numéro, soit dans SFX, soit dans la base de données elle-même. Vous pouvez à tout moment revenir à l'onglet de Sofia pour noter les informations de la revue concernée.
- L'article peut être téléchargé avec un bouton correspondant (Télécharger, PDF, Texte intégral, etc.).
Détails de l'interface de recherche avancée
La recherche avancée vous permet de préciser vos critères en amont de la recherche. Pour accéder à la recherche avancée, cliquer sur l'expression "Recherche avancée" ou le + à côté du bouton bleu avec la loupe.
La zone de recherche
Dans l'interface de recherche avancée, la première section et la plus importante est dédiée à la combinaison des termes de recherche dans le formulaire de recherche. L'avantage de la recherche avancée est clairement la possibilité d'interroger plusieurs index bibliographiques en même temps et de les combiner avec des critères de sélection qui correspondent à vos besoins documentaires. Dans l'image ci-dessus on peut voir, dans la première colonne, la présence des trois opérateurs booléens de base: ET, OU, SAUF. Ces mots servent des fonctions précises dans le système de recherche:
- le ET combine les termes pour que seulement la présence conjointe de ces termes soit obtenue dans les résultats.
- le OU élargit la recherche en incluant dans ses résultats les résultats associés au premier terme ainsi que les résultats associés au deuxième.
- le SAUF est restrictif et permet d'obtenir les résultats du premier terme SANS les résultats du deuxième (donc partout où le premier terme est présent sans le deuxième dans les index interrogés).
La zone des outils
La deuxième partie de l'interface de la recherche avancée est le bloc des outils de recherche. Vous pouvez chercher:
- Parmi les articles scientifiques, également appelés "revus par les pairs" ou "avec comité de lecture";
- Parmi les articles en libre accès;
- En regroupant les éditions associées.
Qu'est-ce qu'un article publié avec comité de lecture? Il s'agit d'un article qui a satisfait les critères d'un jury de lecture, constitué d'experts dans le domaine de l'auteur, et qui, conséquemment, a trouvé sa place dans les pages de la revue. Les revues avec comité paritaire sont en général plus rigoureuses puisqu'elles ne publient pas automatiquement tous les textes qui lui sont envoyés et sont soumis à des critères de qualité et de validité reconnus par les experts du domaine. On affirme donc en conséquence, et avec raison, que les articles qu'elles contiennent sont eux-mêmes plus rigoureux et valides dans leurs contenus. Cela dit, cette étiquette n'est pas garante de la qualité d'un texte, seulement de sa validité.
Vous pouvez également préciser :
- Le format;
- L'année de publication (précise ou par intervalles);
Enfin, puisque ce moteur de recherche est mis en commun avec toutes les bibliothèques universitaires québécoises, il est également possible de spécifier les bibliothèques à interroger, que ce soit toutes les bibliothèques du monde (avec WorldCat) ou seulement le campus qui vous intéresse (en décochant les deux premières options).
La zone de corpus
La troisième et dernière partie de l'interface de recherche avancée est ce qu'on pourrait appeler la zone de corpus, où il est possible d'étendre ou, au contraire, de restreindre la sélection à plusieurs ou seulement certaines ressources.
WorldCat
Cette option est sélectionnée par défaut. WorldCat représente la "collection collective" des bibliothèques du monde mais inclut également le matériel numérique et physique des collections locales. Exclut les citations d'articles de périodiques (pas d'index central).
WorldCat.org
Destination Web qui regroupe plusieurs contenus: base de données WorldCat, documents de la Passerelle WorldCat pour les collections numériques, plus de 200 millions d'articles disponibles dans différentes bases de données populaires. Inclut les citations de l'index central mais offre moins de choix d'index que la première option.
Bases par défaut et autres bases de données
Par défaut il n'y aura que les groupes WorldCat et WorldCat.org qui sont sélectionnés dans la catégorie "Bases par défaut". Les bases de données interrogées dans la recherche à ce stade sont contenues dans les 2 catalogues affichés. Vous pouvez préciser d'autres bases de données, au besoin, en dépliant les autres sections et en y sélectionnant des bases de données, selon votre préférence. Mais la recherche par défaut devrait déjà vous donner des résultats.
Détails de l'interface de résultat
1 - Zone de résultats
C'est ici que les résultats de votre recherche sont affichés. Selon les documents découverts, vous aurez accès à:
- un aperçu de la couverture (une icône de document s'affiche lorsque non-disponible);
- quelques informations bibliographiques (titre et auteurs en hyperlien, maison d'édition, revue, volume, numéro, etc.);
- des options rapides ("citer" mène à des options de citation, y compris l'exportation EndNote, "lien" offre le permalien, "courriel" permet d'envoyer la référence par courriel et "enregistrer" vous permet d'enregistrer la référence dans votre compte Sofia).
Pour les articles disponibles en plein texte, un bouton s'affiche en bleu permettant d'accéder au texte intégral. Ce bouton mène à une fenêtre SFX vous présentant les différentes options de téléchargement. Cliquer sur la flèche rouge vous amène à la base de donnée qui rend disponible l'article.
2 - Zone d'affinage
Cette section est importante parce qu'elle vous permet de préciser votre recherche, dans le cas où les résultats seraient insatisfaisants. Vous trouverez ici dans l'ordre:
- Les préférences de sauvegarde (connexion nécessaire);
- Les options activées (dans l'exemple on peut voir que les publications scientifiques et le français ont été choisis);
- Options de tri (Meilleure correspondance, récence, bibliothèque*, auteur A-Z, date plus récent au plus vieux, date plus vieux au plus récent, plus détenu, Titre A-Z) avec la possibilité d'agréger les éditions similaires;
- Sélection des bibliothèques (Tout WorldCat, bibliothèques universitaires du Québec, seulement l'ENAP);
- Format (livre, article, etc.);
- Type de contenu (texte intégral, libre accès, publication scientifique);
- Année de publication;
- Langue;
- Auteur/Créateur;
- Base de données.
À noter que de cocher la boite active automatiquement l'option et requiert un temps de chargement sur la page. Pour l'année de publication, il faut appliquer en cliquant sur le bouton bleu.
3 - Zone des liens
Cette section est complexe parce qu'elle contient plusieurs éléments disparates:
- Le formulaire de recherche simple contenant les éléments de la requête en cours (cliquer sur "Recherche avancée" reprend la requête avec le formulaire avancé);
- Le bouton "Liens de la bibliothèque" vous offre des hyperliens accédant à différents services en ligne de la bibliothèque, notamment les bases de données;
- Le bouton "Connexion" permet à l'usager de se connecter sur son compte pour accéder à plus d'options.
4 - Zone de résumé
Cette section résume deux informations importantes sur la requête:
- Un résumé des termes de la requête utilisé (attention les longues requêtes ou recherches avancées seront coupées);
- Le nombre de résultats.
Le nombre de résultats est une information essentielle: cela nous fournit un indice sur l'efficacité de la requête. Une requête qui mène à 40 000 résultats n'est pas précise. Par contre, on ne veut pas non plus un seul résultat, ce qui serait trop restrictif. Il n'y a pas de nombre idéal mais tout dépend de la requête en cours: un résultat de 1 000 avec 4 termes de recherche démontre peut-être une mauvaise utilisation des opérateurs booléens (trop de OU?) ou bien des termes trop généraux. Portez une attention particulière à vos termes de requête et observez ceux qui sont utilisés dans les documents qui traitent de votre domaine.
5 - Section des accès rapides
Cette section est limitée pour ceux qui ne sont pas connectés, elle contient par défaut 2 éléments:
- Réserves de cours;
- Mes notices (0).
Le premier lien permet d'accéder à la liste des documents réservés par certains professeurs pour leurs cours. Cette liste permet aux ouvrages populaires dans les cours, et donc susceptibles d'être constamment empruntés par plusieurs usagers et pour de longues périodes, d'être "réservé" par des professeurs pour l'usage des étudiants par l'entremise de plus courtes périodes de prêt. Cette option est d'autant plus importante que le prêt normal de monographie est autorenouvelé! Le deuxième lien vous permet d'enregistrer (temporairement pour ceux qui ne sont pas connectés) les livres et les articles (notices) que vous avez sauvegardés dans Sofia.
Si vous cliquez sur le bouton "Connexion", l'enregistrement des notices ne sera pas temporaire, (il sera consigné dans votre dossier). La connexion vous donne accès à un autre élément préalablement caché: recherches enregistrées. Ce lien permet d'aller retrouver les recherches que vous aurez préalablement enregistrées. Pour enregistrer une recherche, cliquez sur "Enregistrer la recherche" en haut à gauche, dans la zone d'affinage.
La connexion vous permet également d'accéder à votre dossier (Mon dossier), dans lequel sont consignés vos emprunts, vos demandes de réservation, vos frais et votre profil.
Quels sont les avantages de vous connecter à votre compte?
Le plus grand avantage c'est l'opportunité de sauvegarder les requêtes et les résultats de vos recherches dans des listes personnelles (privées ou publiques). C'est aussi là que vous pouvez accéder à votre dossier, vos réservations, vos emprunts, vos frais à payer, etc. Pour ce faire:
- Connectez-vous (voir plus bas);
- Effectuez votre recherche;
- Dans la fenêtre des résultats, "enregistrez" les documents qui vous intéressent et que vous souhaitez ajouter à votre liste. L'option d'enregistrement est accompagnée d'une icône d'étoile, près des options de courriel, de lien et de citation;
- Dans la zone d'accès rapide, cliquez sur "Mes notices" (en haut complètement, à votre droite, sous le bouton connexion). Normalement il devrait y avoir un chiffre entre les parenthèses;
- Assurez-vous que soient cochées les références que vous voulez ajouter à la liste et cliquez sur l'option "Déplacer" si votre liste est déjà créée. Sinon, créez d'abord votre liste avec l'option "Créer une liste personnelle";
- Dans la fenêtre de sélection de liste, cochez la liste désirée puis cliquez sur le bouton "Sélectionner la liste".
- Les références sont supprimées de "Mes notices" pour intégrer plutôt votre liste personnelle.
- Si vous cliquez sur le bouton avec votre nom (bouton Connexion) > Mes listes personnelles > [Votre liste], vous trouverez vos références fraichement ajoutées là.
Comment vous connecter à votre compte?
Pour y accéder, cliquez sur le bouton Connexion, ce qui vous mène à une seconde fenêtre de connexion où il vous faut choisir entre deux options. Pour les étudiants réguliers, les professeurs et les membres du personnel, il faut choisir la première option. Attention: si vous accédez à l'outil de recherche sur un ordinateur public, il n'est pas recommandé de cocher la case du haut "Enregistrer mon choix". Si la procédure fonctionne, la fenêtre principale reviendra au moteur de recherche et c'est votre nom qui paraitra à l'endroit du bouton Connexion. Cliquez dessus pour accéder aux options personnalisées.
Pour en savoir plus...
À venir